Geschäftsreisen: Tipps für erfolgreiche Business Travels

Geschäftsreisen: Tipps für erfolgreiche Business Travels
Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die aus beruflichen Gründen unternommen wird. (Bild: Pexels)

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In der heutigen globalisierten Wirtschaft sind Geschäftsreisen nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens. Sie ermöglichen es Unternehmen, persönliche Beziehungen zu Kunden aufzubauen, neue Märkte zu erkunden und Geschäftsmöglichkeiten zu verfolgen, die nicht immer virtuell erreichbar sind. Doch erfolgreiche Business Travels erfordern sorgfältige Planung, Organisation und Durchführung. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Aspekte von Geschäftsreisen beleuchten und wertvolle Tipps für deren erfolgreiche Gestaltung geben.

Was ist eine Geschäftsreise und warum sind sie heute noch so wichtig?

Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die aus beruflichen Gründen unternommen wird. Darunter gehören unter anderem:

  • Kundenbesuche
  • Fachkonferenzen
  • Messen oder Messestände
  • Besuche von Schulungen und Weiterbildungen
  • Treffen mit Geschäftspartnern
  • Überwachung von Projekten
  • Vertragsverhandlungen und Abschluss von Verträgen
  • Marktforschung
  • Geschäftsentwicklung
  • Personalbesprechungen

Sie gilt dann als Geschäftsreise, wenn der Arbeitnehmer während der Reise mindestens acht Stunden seiner Arbeitszeit investiert. Solche Reisen können nur einen Tag dauern oder mehrere Tage in Anspruch nehmen. Reisen hingegen, die weniger als acht Stunden Arbeitszeit beanspruchen, werden als Dienstgänge bezeichnet.

Obwohl es heutzutage eine Vielzahl virtueller Kommunikationsmöglichkeiten gibt, bleiben Geschäftsreisen unverzichtbar. So sind persönliche Interaktionen und direkte Begegnungen oft effektiver, um Vertrauen aufzubauen und komplexe Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Zudem bieten Geschäftsreisen die Möglichkeit, persönliche Erfahrungen zu sammeln und den karrieretechnischen Horizont zu erweitern.

Der Geschäftsreiseprozess

Der Prozess einer Geschäftsreise lässt sich in mehrere Phasen unterteilen, die alle ihre eigenen Herausforderungen und Anforderungen mit sich bringen. Aufgrund der Komplexität von Geschäftsreisen kann ein spezialisiertes Reisebüro für Business Travels eine unschätzbare Ressource sein, um den gesamten Reiseprozess zu erleichtern. Um eine Geschäftsreise so reibungslos wie möglich zu gestalten, muss die Planung perfekt sein – von der Reisevorbereitung bis zur Heimkehr.

1. Reisevorbereitung

Die Vorbereitung auf eine Geschäftsreise ist entscheidend für ihren Erfolg. Hierzu sollten folgende wesentliche Fragen geklärt werden:

  • Zweck der Reise: Warum wird die Reise unternommen? Geht es um Kundentreffen, Teilnahme an Konferenzen oder Messen, Geschäftsabschlüsse oder andere geschäftliche Anliegen?
  • Reiseziel: Wohin führt die Reise? Welche Stadt, welches Land oder welche Region ist das Ziel der Reise?
  • Reisedauer: Wie lange wird die Reise dauern? Handelt es sich um einen eintägigen Ausflug oder um eine mehrtägige Reise?
  • Teilnehmeranzahl: Wie viele Personen nehmen an der Reise teil? Ist es eine Einzelreise oder werden mehrere Mitarbeiter des Unternehmens gemeinsam reisen?
  • Geschäftspartner: Welche Geschäftspartner werden vor Ort besucht oder kontaktiert? Gibt es geplante Treffen, Verhandlungen oder andere geschäftliche Termine?

Basierend auf den Antworten auf diese Fragen kann die Geschäftsreise entsprechend vorbereitet werden. Hierzu gehört die Organisation von Transportmitteln, Unterkünften, Terminen sowie allen anderen erforderlichen Vorkehrungen, um eine reibungslose Durchführung der Geschäftsreise zu gewährleisten.

2. Reiseorganisation

Im Rahmen der Reiseorganisation werden alle erforderlichen Schritte unternommen, um die Geschäftsreise vorzubereiten und anzutreten. Dazu gehört die Beschaffung der notwendigen Reisedokumente, wie Reisepässe oder Visa, sowie die Buchung von Unterkünften und Fahrzeugen.

Wenn geplante Veranstaltungen wie Konferenzen oder Messen besucht werden sollen, müssen auch die entsprechenden Eintrittskarten organisiert werden. Bei Reisen ins Ausland müssen außerdem mögliche Zahlungsmittel berücksichtigt werden, da nicht überall mit dem Euro bezahlt wird.

3. Durchführung der Geschäftsreise

Bei einer Geschäftsreise steht immer ein beruflicher Anlass im Vordergrund. Während der Durchführung ist es daher von großer Bedeutung, diesen Anlass stets im Blick zu behalten. Wenn Treffen mit Kunden oder Geschäftspartnern anstehen oder Veranstaltungen besucht werden sollen, sollten alle anderen Aktivitäten diesen Hauptaktivitäten untergeordnet werden.

Neben diesen geschäftlichen Aktivitäten gibt es jedoch auch freie Zeit oder Zeit außerhalb der beruflichen Verpflichtungen. Wie diese genutzt wird, liegt im Grunde im Ermessen der Reisenden selbst.

4. Reisekostenabrechnung

Die Kosten, die während einer Geschäftsreise entstehen, werden durch eine Reisekostenabrechnung mit den Arbeitgebern abgerechnet. In dieser Abrechnung werden alle Fahrtkosten und der Verpflegungsmehraufwand dokumentiert. Hierbei müssen für alle Ausgaben entsprechende Belege vorgelegt werden, da die Kosten ohne Nachweis nicht erstattet werden können.

Die Erstattung der Reisekosten erfolgt in der Regel über pauschale Beträge, die von der Dauer und Art der Reise abhängen. Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand richten sich beispielsweise nach der Dauer der Geschäftsreise in Stunden, während die Kilometerpauschale von den gefahrenen Kilometern abhängt.

5. Controlling

Das Controlling von Geschäftsreisen wird von vielen Unternehmen oft übersehen, obwohl es dazu beitragen kann, langfristig Kosten zu sparen, indem Geschäftsreisen besser geplant werden. Für das Controlling werden Daten von Kreditkartenunternehmen, Reisebüros und anderen Anbietern zusammen mit den Informationen aus früheren Geschäftsreisen ausgewertet. Dadurch können das Gesamtvolumen der Geschäftsreisen analysiert und Einblicke in das Verhalten während dieser Reisen gewonnen werden.

Diese Art der Analyse ermöglicht es, Anpassungen an den Abläufen vor und während Geschäftsreisen vorzunehmen, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu optimieren.

Geschäftsreise abrechnen: Diese Unterlagen sind besonders wichtig

Um eine Geschäftsreise ordnungsgemäß nachzuweisen, ist eine sorgfältige Dokumentation der Reiseunterlagen erforderlich. Daher sollten folgende Unterlagen unbedingt aufbewahrt werden – idealerweise auch in digitaler Form – und dann beim Arbeitgeber eingereicht werden:

  • Kopien von Flugtickets: Alle Tickets für Flugreisen sollten als Nachweis für die Reisekosten aufbewahrt werden.
  • Rechnungen für Übernachtung und Verpflegung: Alle Rechnungen von Hotels oder anderen Unterkünften sowie Belege für Verpflegungsausgaben während der Reise sollten ebenfalls aufbewahrt werden.
  • Kostenaufstellung: Eine detaillierte Auflistung aller während der Geschäftsreise angefallenen Kosten ist ebenfalls wichtig für eine genaue Abrechnung.
  • Reisebericht: Ein Bericht über den Zweck der Reise, den Verlauf sowie eine Beschreibung der erbrachten Leistungen bietet einen zusätzlichen Nachweis über die Notwendigkeit und den Nutzen der Geschäftsreise.
  • Reisekostenabrechnung: Die Abrechnung der Reisekosten sollte den Vorgaben des Finanzamts entsprechen und alle relevanten Informationen enthalten.

Geschäftsreisen können darüber hinaus auch als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Kosten für Geschäftsessen. Allerdings können diese Kosten steuerlich nur dann abgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber sie nicht bereits erstattet hat.

Weitere Tipps: So wird die Geschäftsreise noch angenehmer

Nicht nur eine gründliche Reisevorbereitung trägt dazu bei, dass die Geschäftsreise ein voller Erfolg wird, sondern auch die Detailplanung. So können bereits kleine Aspekte die Geschäftsreise angenehmer gestalten:

  • Frühzeitig planen: Die Planung der Geschäftsreise sollte so früh wie möglich in Angriff genommen werden. Auf diese Weise kann man von günstigen Tarifen und verfügbaren Optionen profitieren. Eine frühzeitige Planung ermöglicht es auch, Termine und Aktivitäten sorgfältig zu koordinieren, um Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen.
  • Entspannt reisen: Die Reisezeit sollte genutzt werden, um sich zu entspannen und sich auf die bevorstehenden Aufgaben vorzubereiten. Ein gutes Buch oder anderen Unterhaltungsmöglichkeiten können den Transport angenehmer gestalten.
  • Die richtige Unterkunft: Bei der Auswahl eines Hotels oder einer anderen Unterkunft sollten Geschäftsreisende stets auf Komfort, Lage und die verfügbaren Annehmlichkeiten achten. Eine gut ausgestattete Unterkunft mit bequemen Betten, kostenlosem WLAN und einem Fitnesscenter ist optimal, um sich fernab von Zuhause wohlzufühlen.
  • In Kontakt bleiben: Auch während der Geschäftsreise sollte man regelmäßigen Kontakt zu Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern halten. Dies kann dazu beitragen, bei Bedarf zu reagieren und sich nach der Geschäftsreise schnell wieder im Arbeitsalltag einzufinden.
  • Freizeit nutzen: Freie Zeit während der Geschäftsreise sollte unbedingt genutzt werden, um sich auszuruhen. Darüber hinaus kann es auch sinnvoll sein, die Umgebung zu erkunden und neue Erfahrungen zu sammeln. Egal ob man lokale Sehenswürdigkeiten, Restaurants oder kulturelle Veranstaltungen besucht – auf diese Weise kann man das Beste aus dem geschäftlichen Aufenthalt herausholen.