Ab Mitte Oktober beantwortet ein KI-Assistent Fragen an das Rathaus in Kressbronn am Bodensee per Telefon und online. Der persönliche Kontakt bleibt bestehen.
Der neue KI-Telefonassistent und ein Chatbot auf der Gemeinde-Homepage gehen Mitte Oktober 2026 gleichzeitig an den Start. Die digitale Lösung stammt von der Zaitgeist Innovation Group GmbH, die auf die Digitalisierung und Entwicklung digitaler Lösungen für Kommunalverwaltungen spezialisiert ist.
Wer im Rathaus anruft, kann sein Anliegen künftig direkt in eigenen Worten schildern und muss sich nicht durch verschiedene Auswahlmöglichkeiten arbeiten. Der KI-Assistent erkennt das Anliegen, beantwortet Fragen oder leitet den Anruf an die zuständige Stelle weiter. Über den Chatbot auf der Homepage lassen sich ebenfalls Informationen abrufen.
Informationen auch außerhalb der Öffnungszeiten
Grundlage für die Antworten sind die Informationen auf der Gemeinde-Homepage, die von der Verwaltung regelmäßig aktualisiert werden. Damit sollen beispielsweise Fragen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen für Anträge oder zuständigen Stellen auch abends und am Wochenende beantwortet werden können.
Der KI-Assistent soll den persönlichen Kontakt zur Verwaltung nicht ersetzen, sondern ergänzen. Kann das System eine Frage nicht beantworten oder ist eine persönliche Bearbeitung notwendig, wird das Anliegen an den Bürgerservice oder die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet.
Rund zwei Stunden Zeitersparnis pro Tag
Vor allem bei häufigen und wiederkehrenden Standardfragen soll die digitale Unterstützung die Beschäftigten entlasten. Nach Angaben der Gemeinde können durch den KI-Assistenten täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit für Telefonauskünfte eingespart werden. Dadurch soll mehr Zeit für komplexere Anliegen, individuelle Beratung und persönliche Betreuung zur Verfügung stehen.
Das System bietet zudem Möglichkeiten zur Weiterentwicklung des Bürgerservices. Unter Einhaltung der geltenden Datenschutzanforderungen können häufige Fragen und Anliegen ausgewertet werden. Die Gemeinde erhält dadurch Erkenntnisse darüber, welche Themen die Bürger besonders häufig beschäftigen und in welchen Bereichen verstärkt Informationen benötigt werden. Diese Erkenntnisse sollen genutzt werden, um den Bürgerservice kontinuierlich weiterzuentwickeln und stärker an den Bedürfnissen der Bürger auszurichten.
(Quelle: Gemeinde Kressbronn)