Modernes Projektmanagement prägt neben anderen Entwicklungen wie Digitalisierung, Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes sowie mehr Spielraum für persönliche in Teams zu einer modernen Arbeitswelt bei. Doch, auch, wenn sich die ganze Flexibilisierung und Entfaltung nach viel Freiheit anhört, dürfen dennoch wichtige Termine und Meilensteine beim Arbeiten nicht verpasst werden. Starke Tools, die Zeitleisten optimal visualisieren helfen beim Einhalten des Projektplans. Lesen Sie, wie Sie die Vorteile von Projektzeitleisten für Ihre tägliche Arbeit nutzen können.
Die moderne Arbeitswelt funktioniert in Projekten. Es sind große und lange Projekte wie ein Flughafen in Berlin-Brandenburg oder ein Bahnhof in Stuttgart. Es sind kleine und schnelle Projekte wie die jährliche Inszenierung der Insel Mainau als Christmas Garden. Alle aber haben gemeinsam, dass einer der zentralen Bestandteile von Planung und Durchführung die Zeitleiste, oder auch der Zeitstrahl, ist.
Was ist ein Zeitstrahl oder eine Zeitleiste?
Ein Zeitstrahl im Projekt ist nichts anderes als eine Zeitachse, auf der alle Aufgaben chronologisch abgebildet sind. Die Positionierung der Aufgaben auf einer Zeitachse statt des Anlegens einer einfachen To-Do-Liste hat den Vorteil, dass auf einem Blick erkennbar ist, ob:
- bei der Planung eines Projektes alle Aufgaben und Abfolgen zeitlich überhaupt zueinander passen
- bei der Durchführung eines Projektes geplante Meilensteine und Ziele erreicht werden können
Vorteile von Zeitleisten
Zeitleisten finden im modernen Projektmanagement in vielen Bereichen Verwendung. Studentische Unternehmensberatungen oder Übungsfirmen an Universitäten wie an der PH Weingarten arbeiten mit Zeitstrahlen genauso wie etablierte Formen , öffentliche Einrichtungen im Bildungswesen oder der gestandene Baubetrieb um die Ecke. Mit Projektzeitleisten behält man den Überblick, verbessert die Kommunikation und erleichtert die Koordination.
Vorteile von Zeitleisten sind also:
- hohe Übersichtlichkeit durch Darstellung aller Teile eines Projektplanes und deren Abhängigkeiten
- verbesserte Kommunikation durch Teilen des Zeitstrahls mit allen Beteiligten und klare Abbildung von Zuständigkeiten und Abhängigkeiten von Aufgaben
- bessere Koordination durch klare Veranschaulichung kritischer Punkte und Fristen,
- stete Aktualität durch Teilen mit allen Beteiligten und transparente Visualisierung von Verschiebungen, Verzögerungen und schnellere Zielerreichung
So erstellen Sie eine Projektzeitstrahl
Früher wurde der Zeitstrahl für ein Projekt einfach an die Wandtafel oder auf Packpapier gemalt und an die Wand geklebt, Das ist auch heute noch eine gute Methode, um die wichtigsten Meilensteine im Projekt immer vor Augen zu haben. Heute kann man einen Zeitstrahl online erstellen und die Vorteile der Digitalisierung erleichtert auch für das Projektmanagement nutzen. Verschiedene moderne Projektmanagement-Software oder spezielle Tools zur Erstellung eines Zeitstrahl für ein Projekt stehen dabei zur Verfügung. Der Weg zum Zeitstrahl ist in der Regel immer gleich:
- Erstellung der gesamten Struktur des Projektes inklusive aller Aufgaben, Ziele und gewünschten Ergebnisse
- Aufteilung der großen Ziele und Hauptaufgaben in kleinere Untereinheiten und Festlegung der Meilensteine im Projekt
- Abschätzung der Zeit zur Erreichung der Unterziele und Meilensteine
- Definieren von Abhängigkeiten von Aufgaben und damit Visualisierung des kritischen Pfades des Projektes
- Erstellen der Zeitleiste mithilfe der Vorlagen
Welche Funktionen sollte Zeitleisten-Software haben?
Moderne Tools für das Projektmanagement und Timeline-Software machen es möglich, Aufgaben und Meilensteine hinzuzufügen, Abhängigkeiten einzurichten, Aufgaben zuzuweisen, Daten zu im- und exportieren sowie den Fortschritt jederzeit zu visualisieren und zu teilen, Bei der Auswahl des geeigneten Tools oder der Zeitleisten-.Software sollte man daher auf folgende Funktionen achten:
- benutzerfreundliche Oberfläche
- anpassbare Vorlagen
- komfortable Daten- im- und Exportfunktionen
- einfaches Teilen
- Möglichkeit der Integration von Projektmanagement-Tools beziehungsweise andersherum von Zeitstrahl-Tools
- umfangreiche Möglichkeiten der Visualisierung
Mit einem modernen Zeitstrahl-Tool oder Projektmanagement-Software, die diese Möglichkeit bietet, sind Sie am Puls der Zeit, um Projekte gemeinsam mit allen Beteiligten effizient und transparent durchzuführen.