In der schnelllebigen und kompetitiven Geschäftswelt stellt effektive Kommunikation einen entscheidenden Faktor für den Erfolg eines Unternehmens dar. Denn häufig scheitern Projekte, Verträge und Beziehungen aufgrund von mangelhaften Absprachen oder Missverständnissen. Sachverhalte könnten zudem in den meisten Fällen präziser formuliert und dadurch deutlich schneller abgeschlossen werden.
Im geschäftlichen Kontext ist es daher unerlässlich, die interne Kommunikation auf den Prüfstand zu stellen und dafür zu sorgen, dass jede Botschaft ihren beabsichtigten Zweck erfüllt. Von der internen Unternehmenskommunikation über das Führen von Meetings bis hin zur Erstellung informativer Berichte gibt es viele Bereiche, in denen kleine Änderungen große Verbesserungen bewirken können. Erfahren Sie hier hilfreiche Tipps, um im Geschäftsalltag effektiver zu kommunizieren und zum Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen.
Interne Kommunikation verbessern
Die interne Kommunikation umfasst die gesamte Kommunikation, die innerhalb eines Unternehmens stattfindet – sprich zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, unter Kollegen und innerhalb von Teams. Ein großer Bestandteil der internen Kommunikation ist die Weitergabe wichtiger Informationen und Ankündigungen der Unternehmensführung an die Belegschaft. Von der Einführung einer neuen Software über die Herausgabe aktueller Umsatzzahlen bis hin zur Planung einer unternehmensübergreifenden Feier ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand und informiert sind.
Dies führt einerseits dazu, dass Aufgaben besser erledigt werden können, und verbessert andererseits die Mitarbeiterzufriedenheit und das Zugehörigkeitsgefühl. Interne Kommunikation dient zudem dazu, Wissen weiterzugeben und neue Mitarbeiter zu schulen sowie Feedback weiterzugeben und zu erhalten.
Damit die Kommunikation effektiver verläuft, gibt es hilfreiche Tools und Software-Programme: Neben den klassischen E-Mails können auch Messengerdienste für alltägliche Nachrichten verwendet werden. Meetings in zunehmend remote organisierten und internationalen Teams können ortsungebunden in die virtuelle Welt verlegt werden.
Viele der Programme für Online-Meetings bieten dabei interessante Zusatzfunktionen wie Einladungen, die direkt im Kalender erscheinen, das Erstellen von Aufzeichnungen, automatische Teilnehmerlisten und Transkriptionen des Meetingverlaufs. So können auch Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilnehmen können, auf die Inhalte zugreifen und im Nachhinein abgeholt werden.
Um unternehmensübergreifend wichtige Informationen zu teilen, kommen zum Beispiel ein Intranet oder eine Mitarbeiter-App infrage. Hier können alle wichtigen Infos und Neuigkeiten an einer Stelle gebündelt und jederzeit eingesehen und nachgeschaut werden. So gehen Infos nicht in ungelesenen Newslettern unter und verschwinden für immer in den Untiefen des E-Mail-Postfachs.
Apropos E-Mail: Die elektronischen Briefe stellen ebenfalls eine nützliche Art der internen Kommunikation dar. Viele Mitarbeiter erhalten täglich jedoch Unmengen an Mails und müssen viel Zeit aufwenden, um diese zu lesen und nach wichtigen Informationen zu durchsuchen. Daher sollten Sie die folgenden Tipps beachten: Bleiben Sie in E-Mails prägnant, nutzen Sie sprechende Betreffzeilen und schicken Sie die Mail nur an Personen, die tatsächlich betroffen sind.
Auch wenn es verlockend ist, das gesamte Team ins CC zu setzen, sollten Sie im Vorhinein überlegen, ob dies wirklich jedes Mal nötig ist oder ob das Lesen der Mail die betreffenden Personen nur wertvolle Zeit kostet, ohne einen Mehrwert zu bieten.
Meetings effektiv gestalten
Viele wichtige Informationen werden innerhalb von Unternehmen in Meetings geteilt und besprochen. Diese Echtzeit-Interaktionen bieten Raum für persönlichen Austausch und sind damit eine sinnvolle Ergänzung zu schriftlicher Kommunikation per E-Mail oder Nachricht.
Gleichzeitig besteht bei Meetings jedoch die Gefahr, dass Missverständnisse aufkommen, regelrechte Streitereien entstehen oder man vom eigentlichen Thema abkommt und sich in endlosen Diskussionen verliert. Um dem vorzubeugen, ist es wichtig, dass eine Person die Führung des Meetings übernimmt und Techniken der Gesprächsführung kennt.
Dies kann die ranghöchste Person im Raum, sprich ein Vorgesetzter oder Abteilungsleiter sein, oder auch im Wechsel immer ein anderer Mitarbeiter. Diese Person sollte in der Besprechung das erste und letzte Wort haben und das Gespräch moderieren.
Am besten erstellen Sie vor dem Meeting eine klare Agenda, die alle zu besprechenden Themen auflistet. So verhindern Sie, dass wichtige Punkte vergessen werden oder dass Sie zu sehr vom Thema abweichen. Kommunizieren Sie stets wertschätzend und empathisch und lassen Sie idealerweise jeden Teilnehmer des Meetings zu Wort kommen, sofern er oder sie etwas beitragen möchte. In realen wie in Online-Meetings kann zum Beispiel das Signal des Handhebens genutzt werden, um anzuzeigen, dass man etwas sagen möchte. So wird gleichzeitig verhindert, dass alle durcheinander sprechen und das Meeting eskaliert.
Berichte erstellen
Berichte stellen ebenfalls einen wichtigen Teil interner Geschäftskommunikation dar. Denn nicht jede Information passt in eine E-Mail oder ein mündliches Gespräch. Vielen Geschäftsentscheidungen gehen intensive und teils monatelange Analysen und Arbeitsschritte voraus. Dieser Prozess und seine Ergebnisse werden häufig in Berichten festgehalten. Ein Arbeitsbericht kann dabei ganz unterschiedlich aussehen – von einer bis zu 100 Seiten ist alles möglich.
Vor dem Erstellen eines solchen Berichts sollten Sie sich die Frage stellen, wer diesen Bericht lesen wird und welchen Zweck er erfüllen soll. Welches Vorwissen bringt Ihr Vorgesetzter oder bringen Ihre Kollegen mit, was erhoffen sie sich von dem Bericht, wie viel Zeit haben sie zum Lesen und legen sie eher Wert auf prägnante Zahlen und Fakten oder wünschen sie eine ausführlichere Beschreibung eines Sachverhalts?
Damit ein Unternehmen erfolgreich ist und wichtige Informationen intern weitergegeben werden, zählen Entscheidungsgrundlagen zu den wichtigsten Dokumenten. In ihnen behandeln Sie eine Problemstellung oder eine Herausforderung aus verschiedenen Perspektiven und stellen ausführlich die Pro- und Contra-Argumente einer Fragestellung gegenüber. Am Ende der Entscheidungsgrundlage sollte eine Empfehlung stehen, welche Entscheidung für das Unternehmen angesichts der Analyse am vorteilhaftesten erscheint.
Vorgesetzte haben jedoch häufig keine Zeit, solch langen Berichte zu lesen. Deshalb sollten Sie auch eine Management Summary mitliefern. Diese fasst die Entscheidungsgrundlage kurz und knapp auf einer Seite zusammen und hilft den Geschäftsführern, auch unter Zeitdruck eine fundierte und wohl überlegte Entscheidung zu treffen. Für den Erfolg eines Unternehmens macht eine gute Management Summary häufig den Unterschied.
Fazit: Effektive Kommunikation macht Sie erfolgreicher
Klartext im Business ist mitunter zwar gar nicht so leicht, erhöht aber die Erfolgschancen Ihres Unternehmens erheblich. Achten Sie deshalb darauf, dass in Ihrem Unternehmen über alle Ebenen hinweg klar kommuniziert und alle relevanten Informationen geteilt werden. Fassen Sie sich in E-Mails und Gesprächen möglichst kurz und sorgen Sie durch Gesprächsführungstechniken dafür, dass Meetings nicht außer Kontrolle geraten. Die Einrichtung eines Intranets für Mitarbeiter sorgt zudem dafür, dass wichtige Informationen und News an einem Ort übersichtlich zur Verfügung stehen.
In Berichten sollten Sie die Zielgruppe und den Zweck des Dokuments nicht aus den Augen verlieren und sich bei wichtigen Entscheidungen auch die Vorteile einer Management Summary zunutze machen. Wer effektiv und prägnant kommuniziert, hat mehr Zeit für wichtige Aufgaben und beugt Missverständnissen und Unzufriedenheit im Team vor. Langfristig können Unternehmen so zum Erfolg beitragen und sich von Konkurrenten abheben.