In vielen Unternehmen ist klar, wann gearbeitet wird, die technische Umsetzung jedoch oft unzureichend. Wer Arbeitszeiten in Microsoft Teams hinterlegt, erleichtert die Planung von Terminen und die Abstimmung im Team. Kolleginnen und Kollegen sehen sofort, wann jemand erreichbar ist und wann nicht.
Mit Tools wie Absentify lassen sich diese Informationen zusätzlich erweitern und Abwesenheiten zentral verwalten. Eine hilfreiche Anleitung, wie sich die Arbeitszeit in Microsoft Teams einstellen mit Absentify lässt, zeigt, wie einfach sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten digital organisieren lassen.– von den Grundlagen bis zu erweiterten Einstellungen.
Schritt 1: Arbeitszeiten in Outlook und Teams festlegen
Die Basis für Arbeitszeiten in Microsoft Teams wird über Outlook oder direkt in der Teams-App definiert. Teams übernimmt in der Regel die Kalendereinstellungen aus Outlook.
So funktioniert es über Outlook:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Datei → Optionen → Kalender.
- Tragen Sie Arbeitsbeginn und Arbeitsende ein, zum Beispiel 9:00 bis 17:00 Uhr.
- Markieren Sie die regulären Arbeitstage.
- Prüfen Sie die Zeitzone, da hier häufig Fehler entstehen.
Sind diese Daten korrekt, zeigt Teams an, wann eine Person regulär arbeitet. Teams verhindert allerdings keine Terminbuchungen außerhalb dieser Zeiten.
Für Betriebe mit wechselnden Schichten empfiehlt sich zusätzlich die Nutzung der Teams-App Schichten (Shifts). Damit lassen sich Arbeitszeiten planen, zuweisen und veröffentlichen.
Schritt 2: Absentify als Ergänzung verwenden
Während die Standardfunktionen von Outlook und Teams nützlich sind, stoßen sie in der Praxis schnell an Grenzen. Abwesenheiten, Vertretungen oder Sonderregelungen müssen oft manuell gepflegt werden.
Hier bietet Absentify eine sinnvolle Erweiterung:
- Absentify integriert sich direkt in Teams, Outlook und Microsoft 365.
- Abwesenheiten und Arbeitszeiten werden im Teamkalender angezeigt.
- Genehmigungen und Vertretungsregeln können zentral verwaltet werden.
- Administratoren können Arbeitszeiten pro Benutzer festlegen.
Auf diese Weise entsteht ein vollständiges Bild über die Verfügbarkeit jedes Mitarbeitenden. Sowohl Arbeitszeitmodelle als auch Abwesenheiten werden übersichtlich dargestellt und synchronisiert.
Schritt 3: Arbeitszeiten in Absentify konfigurieren
- Öffnen Sie in Absentify den Bereich Einstellungen → Benutzer und wählen Sie eine Person aus der Liste.
- Wechseln Sie im Profil auf den Reiter Arbeitszeiten. Hier können Sie Startdatum, Arbeitstage sowie tägliche Start- und Endzeiten festlegen.
- Unter Allgemein lassen sich Standardarbeitszeiten für das gesamte Unternehmen einstellen. Diese Werte gelten automatisch für neue Mitarbeitende.
Optional können Sie Regeln für Halbtagsbuchungen oder den Abzugsmodus von Abwesenheiten festlegen.
Für Mitarbeitende
Mitarbeitende können in ihren persönlichen Einstellungen die Zeitzone und das Datumsformat anpassen. In Microsoft Teams lässt sich zusätzlich ein Abwesenheitsstatus planen, der die aktuelle Verfügbarkeit anzeigt.
Integration mit Teams und Outlook
Die Arbeitszeiten aus Absentify werden mit Outlook und Teams synchronisiert. Dadurch werden sie im Kalender sichtbar. Teams verhindert weiterhin keine Terminbuchungen außerhalb der Arbeitszeiten, sorgt aber für bessere Transparenz. Abwesenheiten werden automatisch mit Outlook und Teams abgeglichen.
Tipps und Hinweise rund um die Kombination aus Teams und Absentify
Die Einrichtung von Arbeitszeiten in Microsoft Teams und Absentify ist grundsätzlich unkompliziert, doch in der Praxis treten häufig kleinere Probleme oder Missverständnisse auf. Die folgenden Hinweise helfen dabei, typische Stolperfallen zu vermeiden und die Funktionen effizient zu nutzen.
- Zeitzone prüfen: Unterschiedliche Zeitzonen in Outlook, Teams und Absentify führen leicht zu fehlerhaften Angaben.
- Schichtpläne veröffentlichen: Wenn Sie Shifts verwenden, müssen Pläne aktiv veröffentlicht werden, damit Änderungen sichtbar sind.
- Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit: Auch bei definierten Arbeitszeiten können Einladungen außerhalb dieser Zeiten erfolgen. Überprüfen Sie dafür Ihre Benachrichtigungseinstellungen.
- Kombination aus Arbeitszeiten und Abwesenheiten: Nur wenn beide Elemente gepflegt sind, entsteht ein realistisches Gesamtbild der Verfügbarkeit. Das ist wichtig für die Planung.
- Standardwerte anpassen: In Absentify gelten Standardarbeitszeiten nur für neu angelegte Benutzer. Bestehende Profile müssen manuell geprüft und gegebenenfalls geändert werden.
Fazit: Absentify als einfache Lösung zur Arbeitszeitverwaltung
Die Einrichtung von Arbeitszeiten in Microsoft Teams bringt Transparenz und Struktur in den Arbeitsalltag. Mitarbeitende und Führungskräfte sehen sofort, wer verfügbar ist. In Kombination mit Absentify lassen sich zusätzlich Urlaube und Abwesenheiten verwalten. Dadurch entsteht ein zentrales System, das Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Verfügbarkeit abbildet. Unternehmen profitieren von klarer Planung und reduzierten Abstimmungsaufwänden und können dies zudem kostengünstig umsetzen.