Fachbeitrag Praxisführung Was eine offene Stelle wirklich kostet: MarModify Dental über die Lücke zwischen erstem Klick und Arbeitsvertrag

Die meisten Praxen und Labore rechnen die unbesetzte Stelle gar nicht durch. Marko Dejanovic, Geschäftsführer von MarModify Dental, legt die Größenordnungen offen und beschreibt, woran Personalsuche in der Dentalbranche typischerweise scheitert.

Ein Beitrag von Marko Dejanovic, Geschäftsführer MarModify Dental

Wenn ich für MarModify Dental mit Praxisinhabern spreche und frage, was ihre offene Stelle sie monatlich kostet, bekomme ich fast nie eine Zahl. Ich bekomme ein Achselzucken und den Satz, dass man es eben irgendwie auffängt. Genau darin liegt das eigentliche Problem: Eine unbesetzte Stelle taucht in keiner Auswertung auf. Sie steht auf keiner Rechnung, sie erscheint in keiner betriebswirtschaftlichen Auswertung als Posten. Sie wirkt nur, und zwar jeden Monat.

Ich halte es deshalb für sinnvoll, diese Rechnung einmal aufzumachen, bevor über Wege der Personalgewinnung gesprochen wird. Nicht, um Druck zu erzeugen, sondern weil sich ohne diese Zahl jede Entscheidung falsch anfühlt. Wer nicht weiß, was das Warten kostet, hält jede Investition in die Suche automatisch für zu teuer.

Die Größenordnungen, nüchtern gerechnet

Die saubere Größe ist der entgangene Umsatz, also die Wertschöpfung, die diese Position erwirtschaftet hätte. Bewusst nicht der Gewinn, denn das Gehalt wird ja gespart, und bewusst nicht ein pauschaler Verlustbegriff. Entgangener Umsatz lässt sich aus der eigenen Praxis heraus nachrechnen, und das ist der Punkt.

1. Eine unbesetzte ZFA-Stelle liegt nach den üblichen Branchenansätzen bei rund 5.000 Euro entgangenem Umsatz im Monat. Gegenprobe aus der Praxis heraus: etwa 60 Euro zusätzlicher Honorarumsatz je Behandlungsstunde, fünf Behandlungsstunden am Tag, zwanzig Arbeitstage. Das ergibt eher 6.000 Euro. Die 5.000 sind also die vorsichtige Variante.
2. Eine unbesetzte Prophylaxestelle liegt in derselben Größenordnung, rund 5.750 Euro im Monat. Hier kommt allerdings ein zweiter Effekt dazu, den viele übersehen: Das Prophylaxezimmer läuft weiter. Raum, Einrichtung und Vorhaltung kosten zwischen 60 und 90 Euro je Stunde, ob dort jemand arbeitet oder nicht. Das ist keine Opportunitätsrechnung mehr, das ist eine reale Belastung.
3. Eine unbesetzte Behandlerstelle bewegt sich in einer ganz anderen Liga. Bei rund 250 Euro Honorarumsatz je Behandlungsstunde und einer üblichen Wochenauslastung landen Sie bei etwa 30.000 Euro im Monat. Diese Zahl gilt für eine voll ausgelastete Stelle, deshalb nenne ich sie als Monatswert und nicht hochgerechnet aufs Jahr: Sie wird sonst schnell unglaubwürdig, obwohl sie stimmt.
4. Eine unbesetzte Zahntechnikermeisterstelle rechne ich mit rund 15.000 Euro im Monat als Größenordnung. Belastbare öffentliche Kennzahlen zum Umsatz je Techniker gibt es kaum, deshalb die Herleitung: Ein Praxislabor trägt sich erst ab einem Volumen im Bereich von 200.000 bis 350.000 Euro im Jahr. Bei ein bis zwei Technikern liegt das Volumen je Kopf damit grob bei 150.000 bis 250.000 Euro. Ich rechne im unteren Drittel dieser Spanne.

Diese Zahlen sind keine Drohkulisse. Sie sind der Maßstab, an dem sich jede Maßnahme messen lassen muss, auch unsere. Wer eine ZFA-Stelle vier Monate offen hält, verliert eine Größenordnung, die über dem liegt, was eine professionelle Besetzung kostet. Wer eine Behandlerstelle ein halbes Jahr offen hält, spielt in einer Dimension, in der die Frage nach den Kosten der Suche keine Rolle mehr spielt.

 Die unbesetzte Stelle steht in keiner Auswertung. Sie wirkt trotzdem, jeden Monat, und sie wirkt gegen Sie.

Woran die Personalsuche scheitert: vier Muster aus der Arbeit von MarModify Dental

Aus mehreren Jahren Arbeit mit Praxen und Laboren kenne ich die immer gleichen vier Muster. Sie sind alle nachvollziehbar, und sie sind alle teuer.

1. Die Suche beginnt an der falschen Stelle

Die meisten Praxen fangen mit der Anzeige an. Das ist der zweite Schritt. Der erste ist der Blick auf das, was ein Mensch findet, der Ihren Namen eingibt: die Website, das Google-Profil, die Bewertungen, die Bilder, die Stimmung. Eine gute Fachkraft entscheidet an dieser Stelle, ob sie sich überhaupt bewirbt, und sie entscheidet in Sekunden. Wenn dieses Fundament nicht steht, bezahlen Sie anschließend für Reichweite, die auf eine geschlossene Tür führt. Erst das Fundament, dann das Publikum. Wer Gäste in ein Restaurant einlädt, dessen Küche noch nicht fertig ist, macht beides kaputt.

2. Die Stelle ist als Anforderungskatalog geschrieben

Die klassische Dentalanzeige listet auf, was der Bewerber mitbringen soll, und schweigt über das, was ihn interessiert. Kein Verdienst, keine Arbeitszeiten, kein Wort über das Team. Das ist ein Rest aus einer Zeit, in der der Arbeitgeber die knappe Ressource war. Heute liest eine Fachkraft diese Anzeige und geht weiter, ohne Groll, einfach weil daneben eine steht, die ihre Fragen beantwortet. Wir schreiben Stellen deshalb aus der Sicht der Person, die sie lesen soll, und der Verdienst steht darin. Das ist für viele Inhaber zunächst ungewohnt und es ist der wirksamste einzelne Hebel, den ich kenne.

3. Die Rückmeldungen bleiben liegen

Wenn es dann Rückläufe gibt, beginnt das eigentliche Rennen, und die Praxis verliert es oft gegen sich selbst. Der Rücklauf kommt am Dienstag, der Inhaber sieht ihn am Freitag, telefoniert am Montag darauf. Bis dahin hat die Person zwei andere Gespräche geführt. Wer sich umsieht, sieht sich nicht exklusiv bei Ihnen um. Geschwindigkeit ist in der Personalgewinnung kein Komfort, sondern ein Auswahlkriterium, nur eben eines, bei dem Sie ausgewählt werden.

4. Menge wird mit Passung verwechselt

Der vierte Fehler ist der teuerste. Sobald die Sichtbarkeit stimmt, kommen Rückmeldungen herein, und ein erheblicher Teil davon passt nicht. Der eine hat den Beruf nicht gelernt, die andere wohnt zu weit weg, der dritte sucht Teilzeit, wo Vollzeit gebraucht wird. Wenn niemand diese Rückläufe prüft, landet der ganze Stapel beim Inhaber. Er telefoniert Abende lang, findet wenig und zieht daraus den falschen Schluss: dass es niemanden gibt. Tatsächlich hat er nur ungefiltertes Rohmaterial in der Hand gehabt.

Eine Rückmeldung ist Rohmaterial. Erst die Prüfung macht daraus eine Bewerbung.

Was zwischen Klick und Vertrag passieren muss: der Ablauf bei MarModify Dental

Aus diesen vier Mustern ergibt sich der Ablauf, mit dem wir bei MarModify Dental arbeiten. Ich beschreibe ihn hier bewusst als Abfolge und nicht als Betriebsanleitung, denn die Feinheiten, also welche Kanäle in welcher Reihenfolge, wie eine Stelle zugeschnitten wird und in welcher Abfolge im Gespräch gefragt wird, sind unsere Arbeit. Die Logik dahinter darf jeder kennen.

• Die Stelle definieren, bevor irgendetwas läuft. Am Anfang steht ein Fragebogen, den der Auftraggeber ausfüllt: Qualifikation und Nachweise, Verdienst, Wochenstruktur, Verfügbarkeit, zumutbare Entfernung, was im Team zählt, was ein Ausschluss wäre. Das ist kein Formalismus. Es ist der Maßstab, gegen den später geprüft wird, und er wird vorher abgestimmt, nicht hinterher behauptet.
• Den Arbeitgeberauftritt in Ordnung bringen. Alles, was jemand über den Betrieb findet, bevor er sich meldet. Das ist der Teil, der am wenigsten nach Personalgewinnung aussieht und am stärksten darüber entscheidet.
• Sichtbar werden, wo die Menschen tatsächlich sind. Nicht dort, wo Stellen traditionell ausgehängt werden, sondern dort, wo die gesuchten Berufsgruppen ihren Alltag verbringen, und in dem Zeitraum, in dem sie sich umsehen. Wer erst auffällt, wenn jemand längst woanders unterschrieben hat, war zu spät, nicht zu unattraktiv.
• Jede Rückmeldung anrufen. Von einem Menschen, zeitnah, mit den abgestimmten Kriterien im Gespräch. Geprüft wird, ob die Person echt und erreichbar ist, ob die Qualifikation da ist, ob Verdienstvorstellung und Verfügbarkeit passen und ob sie sich ernsthaft auf genau diese Stelle bewirbt. Was nicht passt, geht nicht weiter, auch nicht als Hinweis.
• Nur Geprüftes übergeben, die Entscheidung bleibt im Betrieb. Der Auftraggeber bekommt keine Sammelliste, sondern Menschen, die seine Anforderungen kennen und an einem Gespräch interessiert sind. Wen er einstellt, entscheidet er. Das ist keine Floskel, sondern eine Grenze: Personalentscheidungen gehören in den Betrieb und nirgendwo sonst hin.

Der Prüfpunkt, an dem sich alles entscheidet

Fragen Sie jeden Dienstleister, der Ihnen Personalgewinnung anbietet, eine einzige Sache: Wer telefoniert mit den Rückmeldungen, und gegen welche Kriterien? Wenn die Antwort lautet, dass Sie die Rückläufe „im Portal einsehen“ können, kaufen Sie Rohmaterial und die Arbeit bleibt bei Ihnen. Alles andere in einem solchen Angebot ist zweitrangig.

Warum das für Labore genauso gilt

Ich werde häufig gefragt, ob dieser Ablauf auf zahntechnische Labore übertragbar ist. Er ist es, und das Labor ist für uns eher der Prüfstein als der Sonderfall. Die Berufe sind enger, die Zahl der Menschen mit passendem Abschluss ist kleiner, und viele Betriebe liegen außerhalb der Ballungsräume. Unser deutlichster Fall bei MarModify Dental ist eine Zahntechnikermeisterstelle bei einer Praxis mit eigenem Labor in Nordhessen: 17 bis 18 Bewerbungen, die Stelle war in unter einem Monat vergeben, die Person arbeitet dort bis heute. Zum Vergleich eine ZFA-Stelle in Berlin, ebenfalls besetzt, mit 13 Bewerbungen in zwei Wochen.

Ich nenne beide Fälle immer zusammen, weil sie die Spannweite zeigen: eine vergleichsweise gut besetzbare Assistenzstelle in der Großstadt und eine schwer besetzbare Meisterstelle in der Fläche. Wenn ein Verfahren beide Enden trägt, trägt es auch das, was dazwischen liegt.

Was ich Praxen und Laboren rate

Rechnen Sie zuerst. Nehmen Sie die Position, die Ihnen fehlt, multiplizieren Sie den Honorarumsatz je Behandlungsstunde mit den Stunden, die dadurch nicht stattfinden, und schauen Sie sich die Monatszahl an. Diese Zahl ist Ihr Budgetrahmen und Ihr Zeitdruck in einem.

Bringen Sie danach in dieser Reihenfolge in Ordnung, was Sie selbst in der Hand haben: Ihren Auftritt, Ihre Stellenbeschreibung, Ihre Reaktionsgeschwindigkeit. Diese drei Dinge kosten kein Budget, sondern Entschlossenheit. Wenn Sie danach immer noch keine Bewerbungen bekommen, liegt es nicht an Ihnen und auch nicht am Markt. Dann fehlt Ihnen der Zugang zu den Menschen, die gerade offen sind, und genau an dieser Stelle fängt unsere Arbeit an.

Weitere Informationen zu Vakanzkosten und zur Stellenbesetzung in Praxis und Labor finden Sie auf marmodify-dental.de.