Wenn das Kalenderjahr endet, tut es in vielen Firmen, die den zirka 264.000 Beschäftigten der Region Bodensee-Oberschwaben Arbeit geben, auch das Geschäftsjahr. Und viele haben zudem wenigstens über die Feiertage geschlossen, um allen eine wohlverdiente Ruhepause zu gönnen. Doch selbst wenn es theoretisch möglich wäre, einfach das Licht auszuschalten, so sollten sorgfältige Unternehmer doch ein bisschen weiterdenken und mehr tun, bevor endlich Ruhe herrscht – nicht zuletzt, damit das neue Jahr nicht schon mit Stress beginnt.
Gemäß den Aufbewahrungsfristen aussortieren
Es dürfte nur wenige Unternehmen geben, die so viel Platz haben, wie sie wirklich benötigen. Angesichts dessen ist jeder überflüssig belegte Quadratmeter auf dem Firmengelände eine echte Verschwendung.
Bevor das Arbeitsjahr endet, ist es deshalb eine gute Idee, alles zu katalogisieren, was im ablaufenden Jahr aus der sechs- beziehungsweise zehnjährigen Aufbewahrungsfrist gerutscht ist – und es dann in einer gemeinsamen Anstrengung zu entsorgen.
Dabei sollte datenschutztechnisch sicher gehandelt werden. Das bedeutet, entweder wird alles in einer dafür tauglichen Methode geschreddert oder an ein damit beauftragtes Unternehmen übergeben.
Tipp: Bei dieser Gelegenheit sollten die Beschriftungen aller geleerten Ordner entfernt werden, damit die Aktenbehälter im neuen Jahr gleich wieder befüllt werden können.
Höflichkeit den (ausgesuchten) Kunden gegenüber walten lassen
Kein Unternehmen kann ohne Kunden bestehen. Und selbst in einem schlechten Jahr hätte es ohne treue Kunden noch deutlich schlechter aussehen können, darüber dürften sich die meisten großen und kleinen Gewerbetreibenden einig sein.
Angesichts dessen ist das ausgehende Jahr absolut ein Anlass, um dieser Gruppe zu danken. Hierbei darf gerne eine zweiteilige „Auslese“ betrieben werden:
- Allen Neukunden sowie „regulären“ Kunden sollte ein maschinell erstelltes Schreiben mit einigen Dankensworten zukommen. Je nach Art des Geschäfts kann dies durchaus als E-Mail geschehen.
- Ausgewählte Kunden jedoch sollten mit einer Grußkarte bedacht werden. Diese kann zwar ebenfalls maschinell erstellt sein, sollte aber wenigstens die handschriftliche Unterschrift des Geschäftsführers beinhalten.
Beide Schriftstücke können gerne jahreszeitlich passend weihnachtlich gestaltet werden.
Schon diese Höflichkeit ist gleichzeitig Werbung in eigener Sache. Dieser Gedanke lässt sich jedoch noch fokussieren. Denn am Jahresende wartet in vielen Unternehmen eine weitere Aufgabe, die genutzt werden kann: Der Jahresabschluss. Geschickt aufbereitet können die darin enthaltenen Zahlen verwendet werden, um damit andere Kreise auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und seine Leistungsfähigkeit zu demonstrieren. Dazu können sogar negative Zahlen herangezogen werden, wenn sie weniger negativ sind als der Branchenschnitt.
Geschenke verteilen
Zum Weihnachtsfest schenkt man, auch Firmen können sich davon nicht gänzlich befreien. Dabei sind jedoch einige Punkte zu beachten:
- Grundsätzlich sollten die Geschenke mit viel Bedacht ausgesucht werden. Sowohl bei Geschäftspartnern wie Mitarbeitern gilt: Wegen der nichtvorhandenen privaten Beziehung sollte nichts geschenkt werden, was die Haut berührt. Also beispielsweise kein Schmuck. Große Vorsicht auch bei Speisen und Getränken, insbesondere, wenn sie Alkohol enthalten – derartiges sollte ausschließlich an Personen gehen, von denen präzise bekannt ist, dass sie keine trockenen Alkoholiker sind.
- Augen auf wegen der Steuer: Bei Geschenken gilt nach wie vor die Freigrenze von 35 Euro Wert pro Geschenk (und Jahr), bevor die Abzugsfähigkeit überschritten wird.
- Bitte keine Werbung betreiben. Das gilt sowohl bei Geschenken an die Mitarbeiter wie erst recht an Dritte. Ein kleiner Hinweis auf das schenkende Unternehmen genügt völlig.
Innerhalb des Teams gilt zudem ein ungeschriebenes Gesetz: Niemand sollte ein höherwertiges Geschenk bekommen. Zumindest aber sollten Personen von vergleichbarer Stellung gleichwertige Geschenke erhalten.
Ordentlich aufräumen
Egal womit eine Firma ihr Geld verdient, im Lauf eines Jahres kommt es fast unabwendbar trotz regelmäßiger Reinigungsarbeiten zu weiteren Ansammlungen. Sei es Schmutz, seien es Arbeitsmaterialien, seien es vielleicht abgelaufene Speisen im Kühlschrank der Teeküche.
Clevere Unternehmer planen angesichts dessen vor, ganz besonders, wenn sie „zwischen den Jahren“ geschlossen haben. Erst bringt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplatz in Ordnung, danach werden zusammen die Gemeinschaftsräume abgearbeitet. Natürlich bedeutet das nicht, dass das Team Putzlappen schwingen müsste, dafür gibt es schließlich das reguläre Reinigungspersonal. Doch auch so wird es genug zu tun geben.
Tipp: Unbedingt einen Blick auf den Inhalt von betrieblichen Verbandskästen werfen, ob dieser nicht abgelaufen ist.
Die obligatorische Weihnachtsfeier abhalten
Zugegeben, in der aktuellen Phase ist eine Weihnachtsfeier sicherlich nicht so leicht wie sie es in früheren Jahren war. Einmal weg von der Pandemie sollte eine solche Feier jedoch nach Möglichkeit immer abgehalten werden.
Denn dieser oft stiefmütterlich als reine Pflicht behandelte Termin ist arbeitspsychologisch extrem wertvoll:
- Es ist eine exzellente Möglichkeit für Führungskräfte, die allgemeine Stimmungslage im Team unter gelösten Bedingungen zu sondieren – erfahrungsgemäß liefert dies deutlich bessere Ergebnisse als die Betrachtung bei der Arbeit.
- Es ist ein sehr guter Anlass, um unter der gesamten Belegschaft ein verstärktes Zusammengehörigkeitsgefühl zu erzeugen. Davon ausgelöst sorgt dieses Wir-Gefühl dafür, dass die Loyalität der Firma gegenüber gestärkt wird. Man arbeitet zusammen, man feiert zusammen, man gehört zusammen – übersimplifiziert, aber so funktioniert es.
- Es ist die perfekte Gelegenheit, dem Team Danke zu sagen. Denn ähnlich wie bei den Kunden würde kein Unternehmen ohne diese Leute etwas erreichen können. Dabei gibt es jedoch ebenfalls eine Regel: Diese Dankesrede darf nur Dank enthalten, keine Kritik und auch keine Forderungen nach noch mehr Leistungen im neuen Jahr. Hier müssen Firmenbesitzer oder Abteilungsleiter sich tatsächlich etwas devot geben.
Dabei sollte nach Möglichkeit immer dafür gesorgt werden, dass die Feier in lockerer Atmosphäre stattfindet, dass also niemand sich gezwungen fühlt. Experten empfehlen zudem, zumindest für die erste Hälfte der Feier Sitzplätze anzuweisen – und zwar willkürlich gemischt, damit sich nicht dieselben Grüppchen wie im Arbeitsalltag bilden.
Dann allerdings ist es wirklich so weit: ein weiteres Jahr ist geschafft.