Die Digitalisierung ist in aller Munde und wird in immer mehr Unternehmen konsequent umgesetzt. Gerade in Abteilungen, die seit jeher mit viel Papier und vielen Dokumenten arbeiten, ist eine Umsetzung eher schwer. Dazu gehört die Personalabteilung, doch dank guter Tools und aufgeschlossenen Mitarbeitern kann dies gelingen.
Digitale Personalakte als mögliche Lösung
Es gibt Unternehmen, die die Prozesse in Personalabteilungen verstehen und versuchen, die üblichen Prozesse zu digitalisieren. Dies tun sie, um die Arbeit zu erleichtern und Zeit für andere Tätigkeiten zu schaffen. Eine mögliche Lösung für einige Probleme kann eine digitale Personalakte sein.
Eine solche Akte ersetzt die bisherigen Belegakten, die viel Platz einnahmen und vor allem mit viel Papier gefüttert waren. Zudem musste man stets die Akte zur Hand haben, wenn man eine Frage beantworten wollte. Digitalisiert man eine Akte, wie es unter anderem Factorial Dokumente anbietet, spart man Platz in den Schränken, viel Papier und vor allem Zeit bei der Suche von Unterlagen. Je nach Berechtigung kann man in einer digitalen Akte alle Unterlagen zum Arbeitsverhältnis einsehen, angefangen von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag, Zeugnissen für Fortbildungen bis hin zu Gehaltsabrechnungen. Dies ermöglicht eine schnelle Suche von Dokumenten und eine hohe Flexibilität, auch bei spontanen Gesprächen.
Ein weiterer positiver Faktor ist eine übersichtliche und schnelle Verwaltung aller Unterlagen, so können auch neue Dokumente schnell in die Akte geladen und gezielt abgelegt werden. Einzelne Dokumente können auch mit dem Mitarbeiter digital geteilt werden und bei Bedarf können an jedem Dokument auch Notizen erstellt und angehängt werden. Die digitale Personalakte lässt sich also flexibel nutzen und stellt einen Mehrwert für ein Unternehmen dar.
Tools rund um die digitale Personalakte miteinander verbinden
Die digitale Personalakte ist aber nur ein Tool, für Personalabteilungen wurden aber noch mehr Tools entwickelt. Will man seine Mitarbeiter im Personalbereich nachhaltig entlasten, sollte man analysieren, welche Arbeiten noch viel Zeit einnehmen und auch diese mit einer digitalen Lösung vereinfachen. Mit solchen Lösungen haben einige Unternehmen wie Factorial in Deutschland bereits viele Firmen bei der Bearbeitung ihrer Personalprozesse unterstützt.
Rund um eine digitale Personalakte kann man Prozesse implementieren, die diesen flankieren. Eine digitale Bewerbung ist ein optimaler Prozess, da er auch für Bewerber Vorteile bietet. Die Unterlagen daraus können bei Vertragsabschluss direkt digital hinterlegt werden. Auch Gehaltsabrechnung oder steuerliche Unterlagen lassen sich problemlos hinterlegen und ein solcher Ordner auch für den Mitarbeiter freischalten. So muss keine Post mehr gedruckt und versendet werden. Der Mitarbeiter kann jederzeit auf seine Dokumente zugreifen und ist damit sehr flexibel.
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Mehr Tools schaffen mehr Freiheiten für andere Themen
Eine moderne Personalabteilung zeichnet sich nicht nur durch eine gute Sachbearbeitung aus, sondern auch durch ein modernes Personalmanagement, bei dem es um Zeit für die Mitarbeiter geht. Dazu gehören Mitarbeitergespräche für Fortbildungen oder ein strukturiertes Talentmanagement, mit dem man angehende Führungskräfte in den eigenen Reihen entdecken und gezielt fördern kann.
Gerade junge Unternehmer setzen auf moderne Tools und Prozesse. Die digitale Zeiterfassung sollte da schon ein gewisses Muss sein, denn sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeiten zu buchen und das teils sogar schon per App. Gerade für Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice ist dies geeignet.
Auch eine Selbstverwaltung der Urlaubstage ist ideal geeignet, um den Mitarbeitern Verantwortung zu überlassen und die Personalabteilung zu entlasten. Die Mitarbeiter können darin ihren Urlaub selbst eintragen und durch Berechtigungen können auch die Abteilungsleiter den Urlaub genehmigen. Die Planung ist damit sehr transparent und liegt in den jeweiligen Abteilungen.
Ein Fazit
Die Digitalisierung einer Personalabteilung ist für Unternehmen kein Problem, wenn man sich den richtigen Partner an die Seite nimmt. Es gibt viele Prozesse, die man durch smarte Tools vereinfachen und transparent machen kann.